Selasa, 25 Februari 2025 dilaksanakan rapat Koordinasi dan Evaluasi Pengelolaan Kearsipan yang dihadiri oleh berbagai pihak terkait. Dalam rapat ini, dibahas berbagai aspek penting terkait pengelolaan arsip, termasuk evaluasi hasil penilaian serta langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di tahun 2025.
Dalam pemaparan yang disampaikan, hasil penilaian kearsipan dari tahun 2023 dan 2024 menunjukkan tren peningkatan yang positif. Oleh karena itu, diharapkan tahun 2025 juga dapat mengalami peningkatan serupa. Salah satu rekomendasi utama dari tim penilai adalah menindaklanjuti berbagai catatan yang diberikan, terutama dalam hal penataan dan pengolahan arsip yang belum terselesaikan.
Dari laporan yang disampaikan, arsip di gudang telah berhasil diselesaikan oleh tim Pengelola Fasilitas Manajemen (PFM), sementara arsip di bidang Rehabilitasi Sosial (Rehabsos) dan Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (P3A) masih perlu ditata lebih lanjut. Selain itu, arsip yang berada di Mal Pelayanan Publik (MPP) juga menjadi perhatian, dan pihak terkait siap memberikan bantuan jika dibutuhkan. Kepala Dinas serta Sekretaris turut berkomitmen membantu tanggung jawab kepala bidang dan kepala seksi dalam memperkuat komitmen penataan arsip.
Selain aspek teknis kearsipan, dalam rapat ini juga ditekankan pentingnya sosialisasi kepada para konseptor dalam pembuatan naskah surat. Hal ini dikarenakan tidak hanya petugas arsip yang bertanggung jawab atas pembuatan surat, tetapi juga pegawai lain. Jika ditemukan kesalahan dalam Tata Naskah Dinas (TND), maka akan dilakukan sosialisasi bersama agar penulisan surat lebih sesuai dengan ketentuan.
Dari hasil evaluasi tingkat provinsi, ditemukan bahwa penggunaan kata sambung dalam surat dinas belum diterapkan dengan baik. Selain itu, penomoran halaman surat juga masih perlu diperbaiki agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, langkah perbaikan dalam kedua aspek ini akan segera dilakukan.
Di sisi lain, proses pemusnahan dan penyerahan arsip telah berhasil dilaksanakan. Diharapkan langkah ini dapat memberikan nilai tambah dalam penilaian kearsipan tahun ini. Dengan berbagai upaya yang telah dan akan dilakukan, seluruh pihak optimis bahwa pengelolaan kearsipan di tahun 2025 dapat terus mengalami peningkatan dan mencapai standar yang lebih baik lagi.
Dengan adanya koordinasi dan evaluasi yang berkelanjutan, diharapkan sistem pengelolaan arsip semakin tertata dan mendukung kelancaran administrasi di lingkungan kerja. Semua pihak diimbau untuk terus berkomitmen dalam menjaga kualitas arsip demi pelayanan yang lebih baik ke depannya.
sumber: sosial.gunungkidulkab.go.id
