Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul menjadi Lembaga Kearsipan Daerah yang mewakili Daerah Istimewa Yogyakarta dalam Pemilihan LKD Terbaik Nasional Tahun 2019. Pemilihan LKD Terbaik tahun 2019 ini dibagi menjadi 3 tahapan, yaitu tahap pertama adalah penilaian administrasi (bobot nilai 20%), tahap kedua adalah penilaian verifikasi lapangan (bobot nilai 50%), dan tahapan terakhir adalah penilaian presentasi (bobot nilai 30%). Penilaian administrasi dilaksanakan sampai tanggal 23 Maret 2019. Hasil penilaian administrasi diperoleh dari instrument dan data dukung yang dikirimkan peserta lomba se-Indonesia. Dari hasil penilaian administrasi tersebut ditetapkan 9 nominator Kabupaten/Kota dan 6 nominator Provinsi. Dari Ke -9 nominator Kabupaten/Kota, Kabupaten Gunungkidul menjadi salah satunya.
Setelah dinyatakan lolos administrasi maka akan dilaksanakan tahapan yang selanjutnya yaitu verifikasi lapangan. Verifikasi Lapangan ini dilaksanakan dari tanggal 8 – 12 April 2019. Jadwal verifikasi lapangan yang akan dilakukan oleh tim penilai dari ANRI kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul adalah tanggal 8 April 2019. Tim penilai dari ANRI ada 2, yaitu Ibu Sutiasni,S.AP.M.Hum dan Narminta Ningrum,SST.Ars. Verifikasi lapangan ini dilakukan dengan tujuan untuk melihat secara langsung apa yang sudah tertuang dalam instrument dan data dukung. Selain itu, tim juga dapat menemukan jawaban atas instrumen yang dianggap tidak jelas pada data administrasi yang telah dikirim. Kegiatan yang dilakukan tim pada saat verifikasi lapangan antara lain melihat pengelolaan arsip yang ada di LKD, melihat record center, melakukan uji petik penemuan arsip aktif yang ada difilling cabinet, melakukan uji petik penemuan arsip inaktif, melihat produk hukum kearsipan yang telah dibuat, dll. Selain melakukan penilaian pengelolaan arsip di LKD, tim juga melakukan penilaian pengelolaan arsip di 2 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) binaan. OPD yang dijadikan sampel adalah Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD) dan Dinas Perhubungan (Dishub).
Setelah penilaian terhadap OPD selesai, tim kembali ke Depo Arsip. Disini tim memaparkan apa yang telah dilihat dan ditemukan. Tim mengapresiasi adanya record center yang ada di masing-masing OPD. Karena menurut beliau LKD se- Indonesia ini tidak banyak OPD binaan mereka yang mempunyai record center sendiri. Menanggapi pemaparan dari ANRI, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul Drs.Ali Ridlo,MM mengucapkan terima kasih atas kehadiran tim dan meminta maaf apabila dalam menanggapi banyak kekurangan. Disamping itu, beliau juga menyampaikan bahwa apapun hasilnya nanti, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul telah berusaha maksimal dalam lomba ini. Selain itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul memberikan cinderamata berupa buku akuisisi tokoh dan bulletin kepada tim dari ANRI. Kegiatan selanjutnya adalah penandatanganan berita acara verifikasi lapangan. Tahapan verifikasi lapangan ini menjaring 6 nominasi dari 9 nominasi yang telah ada. Untuk selanjutnya 6 nominasi ini akan melakukan presentasi tentang pengelolaan arsip mereka yang akan dilaksanakan di Jakarta (ANRI) tanggal 18 April 2019.
sumber: DPK Gunungkidul